Здравствуйте, Макеева Анна Владимировна!
1) определенной даты составления штатного расписания на следующий год (в отличие от графика отпусков) законом не предусмотрено. Штатное расписание может быть составлено однажды на фирме и впоследствии даже может не изменяться (если не требуется), т.е. каждый год пересоставлять его не нужно.
2) если после увольнения сотрудника Вам больше не понадобится в организации та должность, с которой увольняется человек, то можно изменять хоть каждый раз штатное расписание, а можно и раз в месяц, и раз в месяц, и раз в год (как Вам удобнее).
Только думаю Вы путаете два понятия: штатное расписание и штатная расстановка.
В штатном расписании просто указаны должности, на которые Вы принимаете людей. Т.е. уволился у Вас бухгалтер, вместо него через некоторое время придет новый, тогда никаких изменений в штатное расписание вносить не нужно. Если у Вас увольняется, например, помощник директора, и Вы уверены, что больше не будете на подобную должность принимать людей, можете уволить человека и сократить эту должность, внеся соотвествующие изменения.
А штатная расстановка - это то же штатное расписание, только в которое добавлены графы с фамилиями и инициалами работников. Вот этот документ изменяется при приеме и увольнении сотрудников. Этот документ законом не регламентирован, поэтому форма и порядок заполнения определяется руководителем организации (или руководителем кадрового отдела). Этот документ нужен для внутреннего пользования, для того, чтобы знать "кто кем работает". Его можете изменять и при увольнении каждого сотрудника, и раз в месяц (опять же как Вам удобнее), при этом приказа руководителя о его изменении не требуется.