Здравствуйте, Лялюшкин Александр Николаевич.
В данном конкретном случае, думаю, телега была поставлена перед лошадью. А если использовать военную терминологию, то для борьбы с неизвестным противником закуплены пистолеты, автоматы, немного гранат. А противник может вначале использовать авиацию, затем артиллерию, а уж потом только, когда и встречать будет некому, приехать ещё и на танках. Так как не задано никакой конкретики, что там купили…немного…нужны программы, то и ответ даю такой же, в виде общих принципов.

Одними из главных этапов в любой автоматизации каких то процессов (бизнес, технологических, и. т. д) всегда были и будут:

1). Стратегическое планирование. Ведущие специалисты компании должны сформулировать бизнес-цели и стратегию на ближайшие несколько лет. А это задачи именно высшего руководства компании. Как правило, именно на этом этапе впервые ясно формулируются цели (так сказать, генералы определяют генеральную линию компании ))).

2). Формализация всех процессов. После понимания задач можно переходить к следующему этапу — постановке задач на автоматизацию. То есть определяют какие задачи будут автоматизированы и как. На этом этапе в работе принимают участие ведущие специалисты, топ - менеджеры, начальники подразделений и IT-менеджеры.

3) И, наверное, самое немаловажное – это техническое задание, это основа всех внедрений. Опираясь на утвержденную постановку, можно разрабатывать техническое задание(ТЗ). По другому, от вопроса «Что надо автоматизировать?» переходим к вопросу «Как конкретно надо автоматизировать?». В техническом задании это всё описывается детально. И чем подробнее , тем лучше. И вот тут уже и определяют, что, для чего и сколько покупать, в том числе и программые средства(ПО).